O EIN (Employer Identification Number) é um número de identificação, emitido pelo IRS (Internal Revenue Service), funciona como uma identidade fiscal, semelhante ao CNPJ no Brasil. Ele é necessário para diversas atividades empresariais, como abrir contas bancárias comerciais, contratar funcionários, e cumprir obrigações fiscais.
Dada sua importância, elaboramos esse guia simplificado para garantir que você obtenha as informações corretas sobre o EIN e esteja bem preparado para cumprir todas as exigências legais e operacionais da sua empresa nos Estados Unidos. Confira!
O que é EIN?
EIN é a sigla para Employer Identification Number, um número de identificação de nove dígitos, emitido pelo IRS (Internal Revenue Service) para empresas que operam nos Estados Unidos. Ele é usado por empresas para declarar impostos, abrir contas bancárias comerciais, contratar funcionários, entre outras necessidades administrativas e obrigações legais.
Por que você precisa do EIN?
O EIN é necessário para a maioria das empresas nos Estados Unidos, por ser requisito para o cumprimento de exigências fiscais e legais. Sem essa identificação, não é possível registrar uma nova empresa, como uma LLC, Corporation, ou qualquer outro tipo de negócio que requeira a contratação de empregados.
Isso porque o EIN é utilizado para processar folhas de pagamento e garantir a retenção de impostos federais e estaduais referentes ao trabalho. Além disso, os bancos exigem um EIN para abrir contas bancárias comerciais e ceder cartões de crédito ou empréstimos.
O EIN também desempenha um papel importante no cumprimento das obrigações fiscais da empresa, possibilitando, por exemplo, a declaração de impostos e solicitação reembolsos de forma correta.
Ademais, muitas licenças e permissões estaduais ou locais exigem um EIN para serem emitidas, visando garantir que a empresa esteja devidamente registrada e em conformidade com as regulamentações aplicáveis.
Requisitos para obter um o EIN
Para obter um EIN, você precisará atender a alguns requisitos básicos que elencamos a seguir:
- Elegibilidade: para solicitar um EIN, você precisa ter uma empresa registrada ou estar no processo de formação de uma. Isso pode incluir diferentes tipos de entidades, como LLCs, Corporations, parcerias, ou empresas individuais. Além disso, o solicitante precisa ter um Número de Segurança Social (SSN), Número de Identificação do Contribuinte Individual (ITIN), ou outro identificador válido. Se você é um estrangeiro sem SSN ou ITIN, ainda poderá solicitar o EIN, mas precisará preencher o formulário em papel.
- Responsável pela empresa: a solicitação deve ser feita por uma pessoa responsável, que pode ser o proprietário, um membro da LLC, um diretor de uma Corporation, ou outro representante autorizado da empresa. Essa pessoa será o “responsável” pelo EIN e deve ter um SSN, ITIN, ou outro identificador, caso esteja preenchendo a solicitação online.
- Formulário SS-4: para obter um EIN, você deve preencher o Formulário SS-4 do IRS. Esse formulário solicita informações sobre o tipo de entidade, razão social, endereço físico, atividade comercial, data de início das operações, e informações do responsável. O SS-4 pode ser preenchido online, enviado por fax, correio, ou em alguns casos, por telefone.
- Informações necessárias:
- Nome completo e endereço da empresa;
- Estrutura legal da empresa (LLC, Corporation, Sole Proprietorship, etc.).
- Nome e SSN/ITIN do responsável;
- Motivo para solicitar o EIN (novo negócio, contratação de funcionários, etc.).
- Data de início da operação;
- Número estimado de funcionários;
- Endereço físico da empresa (não pode ser uma caixa postal).

Como solicitar o EIN
O processo para solicitar um EIN é relativamente simples e pode ser feito de várias formas:
- Online (site do IRS): aplicação online está disponível para empresas cujos responsáveis possuam um SSN ou ITIN. É a forma mais prática de obter o EIN, que é gerado imediatamente após a conclusão do processo.
- Por fax: envie o Formulário SS-4 preenchido para o número de fax designado pelo IRS. O processamento geralmente leva até quatro dias úteis, e você receberá o EIN pelo mesmo meio.
- Por correio: o Formulário SS-4 pode ser enviado por correio, embora esse método seja o mais lento, podendo levar até quatro semanas para ser processado.
- Por telefone: se você não possui um endereço nos EUA ou é um solicitante estrangeiro, pode solicitar o EIN por telefone através do serviço de atendimento internacional do IRS. Cabe reforçar que a pessoa que faz a ligação deve estar autorizada a receber o EIN e deve saber responder perguntas relativas ao Formulário SS-4. Esse método é bastante útil para quem não possui SSN ou ITIN.
Como você pode notar, obter um EIN é um processo relativamente simples, mas é importante garantir que todas as informações fornecidas sejam precisas para evitar problemas futuros com o IRS.
Como cancelar o EIN
Segundo as informações disponíveis no site da entidade, O IRS não pode cancelar unilateralmente um EIN. Uma vez atribuído a uma entidade empresarial, o EIN se torna o número de identificação de contribuinte federal permanente dessa entidade.
Assim sendo, mesmo que o EIN não seja utilizado para apresentar declarações fiscais federais, ele nunca é reutilizado ou reatribuído a outra empresa. Ou seja, o EIN continuará pertencendo à entidade empresarial e poderá ser usado no futuro, se necessário.
Entretanto, caso você receba um EIN, mas depois não precisar utilizá-lo, o IRS pode encerrá-lo mediante solicitação. Para isso, é necessário enviar uma carta com o nome legal completo da entidade, o EIN, o endereço comercial e o motivo pelo qual você deseja revogar essa identificação.
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FAQ
Descubra as respostas para as dúvidas mais frequentes sobre o EIN.
Como encontro meu EIN?
Já possui um EIN, mas perdeu ou se esqueceu do número? Primeiro, procure o aviso gerado pelo IRS quando o EIN foi emitido, que serve como confirmação da solicitação. Ainda, se você usou o EIN para abrir uma conta bancária ou obter uma licença, você pode entrar em contato com a instituição corresponde e solicitar essa informação. Outra opção é verificar declarações de impostos anteriores, pois o EIN está geralmente incluído nesses documentos.
Se necessário, ligue para a linha de atendimento do IRS no número 800-829-4933. O atendimento é de segunda a sexta-feira, das 7h às 19h (horário local), e um assistente fornecerá o número, desde que você seja uma pessoa autorizada.
Quem precisa de um EIN?
Qualquer empresa nos EUA que contrate funcionários, declare impostos, opere como LLC, Corporation, parceria, ou tenha obrigações fiscais deve obter um EIN. Além disso, entidades que buscam abrir contas bancárias comerciais, obter licenças, ou cumprir requisitos legais também precisam de um EIN.
Posso ter vários EINs?
Sim, cada EIN é exclusivo para uma entidade legal. Se você possui várias empresas ou entidades com estruturas e propósitos diferentes, cada uma precisará de um EIN separado para suas operações e cumprimento de obrigações fiscais, garantindo conformidade com as leis fiscais e regulamentações aplicáveis.
Quanto tempo leva para obter um EIN?
O tempo para obter um EIN varia conforme o método escolhido. Online, o número é gerado imediatamente. Via fax, o processamento leva cerca de quatro dias úteis. Já por correio, o tempo de espera pode chegar a até quatro semanas, dependendo da carga de trabalho do IRS.
Preciso de um visto para obter um EIN?
Não, não é necessário ter um visto para obter um EIN. Estrangeiros sem visto podem solicitar o número, caso tenham uma entidade legal registrada nos EUA e preencham os requisitos do IRS, como o envio do Formulário SS-4 corretamente preenchido.
Preciso de cidadania dos EUA para obter um EIN?
Não, a cidadania americana não é um requisito para obter um EIN. Estrangeiros e residentes fora dos EUA podem solicitar um EIN para suas empresas, desde que atendam aos critérios do IRS, como ter uma entidade registrada legalmente e fornecer os documentos necessários.
Preciso ir aos EUA para obter um EIN?
Não é necessário ir aos EUA a fim de obter um EIN. A solicitação pode ser feita online, por fax, correio, ou telefone (para estrangeiros), facilitando o processo para empresários internacionais que desejam operar nos EUA sem precisar viajar para o país.